Jau seniai pastebėta, kad darbui atlikti dažniausiai prireikia tiek laiko, kiek jam ir skirta. Tai vyksta anaiptol ne todėl, kad mes puikiai planuojame laiką, o atvirkščiai – todėl, kad nepakankamai gerai jį panaudojame ir delsiame atlikti darbus. Kadangi yra įvairių delsimo priežasčių, vieno recepto, kaip su tuo kovoti, nėra. Bet galima išbandyti įvairius būdus.

– Gerai žinokite prioritetus – kokios užduotys svarbiausios, kurie apribojimai nekeičiami, kokie rezultatai esminiai. Tai padės tiksliau paskirstyti laiką, kontroliuoti savo ir kitų darbą.

– Skaidykite užduotis į mažesnes dalis – tai ypač naudinga tada, kai delsiama, nes užduotis atrodo neįveikiama arba neaišku, nuo ko ją pradėti.

– Nustatykite įtemptus darbo terminus: dažniausiai žmonės darbą atlieka per tiek laiko, kiek jo ir yra skirta. Žinodami tai, galime nustatyti trumpesnius darbo atlikimo terminus, pabaigoje palikdami laiko rezervą nenumatytiems atvejams ir pakeitimams.

– Objektyviai vertinkite darbo laiką – per daug įtempti darbo terminai irgi neproduktyvūs. 100 proc. savo darbo laiko suplanuotiems darbams atlikti galėtume skirti tik gyvendami idealiame pasaulyje. Tikrovėje darbas, kuriam planuojame aštuonias valandas gryno darbo laiko, dažniausiai atliekamas per maždaug pusantros darbo dienos. Planuojame remdamiesi netikslia informacija, reikia laiko persiorientuoti iš vienos veiklos į kitą, o apie 20 proc. mūsų darbo laiko tenka spontaniškai socialinei veiklai.

Ir dar. Ne veltui sakoma: jei nori, kad darbas būtų atliktas laiku, patikėk jį užsiėmusiam žmogui. Toks žmogus nuolat ieško galimybių geriau panaudoti savo darbo laiką. Tai jam jau nebe įgūdis, o įprotis. Atsakingiausiems darbams atlikti ieškokite būtent tokių žmonių.

Diana Palivonienė yra valdymo konsultacijų ir mokymo bendrovės “OVC Consulting” partnerė